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在沒有召開策劃會之前，劇組的所有人員，應就本臺晚會的特點，著手搜集整理所有涉及這臺晚會的，包括地理的、歷史的、文化的、政治的、藝術的、符號的各種背景資料，以備創作節目及撰稿之需。

這些資料，應該是密切配合晚會主題的內容，導演組將根據這些資料，迅速找出創作的主要方向和內容，確定創作怎樣的節目來反映這些內容。

2、深入實地考察

走到現場，深入基層，是導演組在深入挖掘創作資源、選擇演出場地的一項重要工作，有時只看送來的材料或圖片，會同實際情況有很大的差異。

對于創作背景的親身體驗、演出場地的實地勘察、文藝節目的具體形式，必須要去親自看一看，掌握*手的資料，對包括當地特色、民間傳說、文化遺產、演出團隊、演藝資源、演出場地、創作力量等可供選擇的內容進行細致的了解，才能使創作的節目更加豐富。

3、集思廣益策劃

制作任何一臺晚會，都離不開策劃會這個環節，其實當總導演在接受這個任務時，就已經對晚會有了一個大致的想法，但這個想法是不完善的，需要經過一個認真討論、集思廣益、使其更加完美的過程。

策劃會就是要通過對晚會的全面分析，將策劃人員的意見加以“去粗取精，去偽存真，由此及彼，由表及里"的選擇，*終完成這樣的任務。

晚會質量的優劣，取決于導演組和策劃班底，因此，對于策劃人員的選擇，就顯的十分重要。

策劃班底的人員，一般會邀請文藝界人士、文化名流、新聞媒體人員和相關社會學專家參與，這些人熟悉文藝創作規律，熟悉*的文藝創作走向，熟悉社會流行趨勢，掌握*的社會需求動態，熟悉宣傳政策和新聞工作要求，熟知并親身參與過文藝晚會的編創工作，有著較高的藝術品位，在策劃會的發言交談中，容易碰撞出睿智的火花來，導演組容易從他們身上吸取到有利于晚會節目創作的思想和素材。